สัปดาห์ที่ 6 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 19 - 23 ธันวาคม 2554)

งานที่ปฏิบัติ

1. แกะจดหมาย 20 ซอง
2. คีย์เอกสารประกอบการซื้อ และสัญญาเช่าซื้อรถจักรยานยนต์ 490 ชุด
3. จับคู่เอกสาร ระหว่าง เล่มทะเบียนรถ และสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ 90 ชุด
4. จับคู่เอกสาร ระหว่าง เอกสารประกอบการซื้อ และสัญญาเช่าเครื่องอุปโภคต่างๆ 200 ชุด
5. เก็บของต่างๆ อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงาน เอกสารต่างๆ ใส่กล่อง (เพื่อทำการย้ายสถานที่ทำงานไปยัง ธนาคารกรุงไทย สาขาบางขุนนนท์)

ปัญหา
1. การจัดเก็บของเป็นไปได้ยาก เนื่องจากมีเอกสาร หรือจดหมายเข้ามาประจำทุกวัน
2. เอกสารบางชุดไม่สามารถจับคู่กับเล่มทะเบียน และสัญญาเช่าได้

การแก้ไขปัญหา
1. จัดเอกสารให้เข้าหมวดหมู่และเรียงลำดับลงในกล่อง และโน๊ตที่กล่องว่าเอกสารนี้เป็นประเภทอะไร เพื่อการสูญหาย

สัปดาห์ที่ 5 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 13 - 16 ธันวาคม 2554)

งานที่ปฏิบัติ


1. จับคู่เอกสาร ระหว่าง เล่มทะเบียนรถ และสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ 70 ชุด
2. คีย์ข้อมูลลูกค้าลงในระบบของธนาคาร และทำการตรวจสอบเอกสารที่ไม่มีใบปะหน้าที่แสดงเลขที่สัญญาและแยกออก จำนวน 40 ชุด
3. คีย์หาข้อมูลลูกค้า ปริ้นใบปะหน้า ของเอกสาร  และจัดเก็บเอกสาร
4. แกะจดหมาย จำนวน 50 ซอง

ปัญหา
1. เอกสารบางชุดไม่สามารถคนข้อมูลของลูกค้าพบ


การแก้ไขปัญหา
1. เอกสารบางชุดค้นหาไม่พบ ได้ปรึกษาพี่ที่ดูแลว่า เอกสารชุดนั้นอาจจะเป็นเอกสารในส่วนของลูกค้าลิสซิ่ง ให้ทำการรวบรวมเอกสารและส่งให้ทางลิสซิ่งตรวจสอบ

สัปดาห์ที่ 4 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 6 - 9 ธันวาคม 2554)

งานที่ปฏิบัติ

1. แกะจดหมายที่ส่งมายัง ศูนย์บริการให้เช่าซื้อ บมจ.ธนาคารกรุงไทย จำนวน 80 ซอง
2. ทำการแยกเอกสารที่ส่งมาจาก ธนาคารกรุงไทยทุกสาขา แยกออกเป็น 2 ส่วน คือ อนุมัติ ธนาคาร  และ leasing ในแต่ละ ส่วนของเอกสารจะทำการแยกออกตามลักษณะ  ดังนี้ที่อนุมัติ ปฎิเสธ และยกเลิก โดยธนาคาร และ leasing จำนวน 50 ชุด
3. นำส่วนที่อนุมัติโดยธนาคาร มาทำการแยกตามรหัส จำนวน 30 ชุด
4. นำเอกสารที่แยกตามรหัส   คีย์ข้อมูลลงในระบบและจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า โดยใช้เลขที่ประจำตัวประชาชนเป็นคีย์หลัก และทำการตรวจสอบ เลขที่สัญญาเช่าซื้อให้ตรงกับระบบ หากผิดให้ทำการแก้ไขในเอกสาร และตรวจสอบเอกสารที่เป็นหลักฐานของลูกค้าว่าครบหรือไม่พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลลงในระบบ

5. นำเอกสารมาจับคู่ กับเล่มทะเบียนรถ และสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ 30 ชุด
6. นำเอกสารมาจับคู่ กับใบสมัครสินค้าแต่ละประเภท และสัญญาเช่าซื้อของสินค้าแต่ละประเภท  200  ชุด

ปัญหา

1. เอกสารที่ไม่มีใบปะหน้า ทำให้ล่าช้าและเรียงเอกสารไม่ได้
2. เอกสารบางชุดไม่สามารถเข้าระบบได้เนื่องจากรหัสที่ใช้เข้าค้นหาข้อมูลลูกค้าได้มีการย้ายสาขา (รหัสสาขา และรหัสพนักงานเป็นรหัสที่ใช้เข้าค้นหาข้อมูลของลูกค้า และรหัสทั้งสองจะต้องตรงให้เป็นปัจจุบัน)

 การแก้ไขปัญหา

1. เข้าระบบของธนาคารค้นหาข้อมูลของลูกค้าและทำการปริ้นใบปะหน้า หรือใบนำส่ง
2. รหัสสาขา และรหัสพนักงาน ไม่ตรงกันจะทำให้ไม่สามารถเข้าไปในระบบเพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าได้ จะต้องทำการค้นหารหัสพนักงานที่อยู่ในสาขาที่ลูกค้าได้ทำสัญญา แล้วจึงจะได้รหัสพนักงานในการเข้าระบบเพื่อสั่งปริ้นใบนำส่ง

สัปดาห์ที่ 3 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 28 - 2 ธันวาคม 2554)

งานที่ปฏิบัติ

1. เรียงเอกสาร และนำเล่มทะเบียนรถ เพื่อมาจับคู่กับสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ ส่งให้กลับสำนักงานใหญ่ของธนาคารกรุงไทย จำนวน 80 ชุด
2. นำเอกสารมาจับคู่  กับเล่มทะเบียนรถ และสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ 50 ชุด
3. คีย์ข้อมูลลูกค้าลงในระบบของธนาคาร และทำการตรวจสอบเอกสารที่ไม่มีใบปะหน้าที่แสดงเลขที่สัญญาและแยกออก จำนวน 50 ชุด
4. คีย์หาข้อมูลลูกค้า พร้อมทั้งปริ้นใบปะหน้า ของแต่ละเอกสาร เพื่อสะดวกต่อการเรียง และจัดเก็บเอกสาร
5. แกะจดหมาย จำนวน 50 ซอง


ปัญหา

1.เล่มทะเบียนมีไม่ตรงกับเอกสาร

2. เอกสารบางชุดไม่สามารถคนข้อมูลของลูกค้าพบ


การแก้ไขปัญหา

1. เอกสารบางชุดค้นหาไม่พบ และสอบถามพี่ที่ดูแล

สัปดาห์ที่ 2 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 21-25 พฤศจิกายน 2554)

งานที่ปฏิบัติ

1. เรียงเอกสาร และนำเล่มทะเบียนรถ เพื่อมาจับคู่กับสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ ส่งให้กลับสำนักงานใหญ่ของธนาคารกรุงไทย จำนวน 300 ชุด
2. เอกสารมาจับคู่ กับเล่มทะเบียนรถ และสัญญาเช่าซื้อรถจักยานยนต์ 200 ชุด
3. คีย์ข้อมูลลูกค้าลงในระบบของธนาคารโดยใช้เลขที่บัตรประชาชนเป็นคีย์หลัก พร้อมทั้งทำการตรวจสอบเอกสารที่ไม่มีใบปะหน้าที่แสดงเลขที่สัญญาและทำการแยกออก จำนวน 150 ชุด
4. คีย์หาข้อมูลลูกค้า  พร้อมทั้งปริ้นใบปะหน้า ของแต่ละเอกสาร เพื่อสะดวกต่อการเรียงและจัดเก็บเอกสาร
5. แยกเอกสารตามหมวดหมู่ ที่ได้ทำไว้ก่อนหน้านี้แล้ว จำนวน 40 ชุด

ปัญหา

1. เอกสารที่ไม่มีใบปะหน้า ทำให้เรียงและแยกเอกสารไม่ได้
2. เอกสารบางชุดไม่สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าพบ

การแก้ไขปัญหา
1. เข้าระบบค้นหาข้อมูลของลูกค้าและทำการปริ้นใบปะหน้า หรือใบนำส่ง
2. เอกสารบางชุดค้นหาไม่พบ ได้ปรึกษากับพี่ที่ดูแลว่า เอกสารชุดนี้อาจจะเป็นเอกสารในส่วนของลูกค้า leasing ให้ทำการรวบรวมเอกสารและส่งให้ทาง leasing ตรวจสอบ

สัปดาห์ที่ 1 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 15 - 18 พฤศจิกายน 2554)

งานที่ปฏิบัติ

1. แกะจดหมายออกจากซองที่ส่งมายัง ศูนย์บริการให้เช่าซื้อ บมจ.ธนาคารกรุงไทย จำนวน 250 ซอง
2. ทำการแยกเอกสารที่ส่งมาจาก ธนาคารกรุงไทยทุกสาขา แยกออกเป็น 2 ส่วน คือ อนุมัติ ธนาคาร  และ leasing ในแต่ละ ส่วนของเอกสารจะทำการแยกออกตามลักษณะ  ดังนี้ที่อนุมัติ ปฎิเสธ และยกเลิก โดยธนาคาร และ leasing จำนวน 600 ชุด
3. นำเอกสารส่วนที่อนุมัติโดยธนาคาร มาทำการแยกตามรหัส  จำนวน 400 ชุด
4. นำเอกสารที่แยกตามรหัส   คีย์ข้อมูลลงในระบบและจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า โดยใช้เลขที่ประจำตัวประชาชนเป็นคีย์หลัก และทำการตรวจสอบ เลขที่สัญญาเช่าซื้อให้ตรงกับระบบ หากผิดให้ทำการแก้ไขในเอกสาร และตรวจสอบเอกสารที่เป็นหลักฐานของลูกค้าว่าครบหรือไม่
5. เรียงเอกสาร ตามเลขที่สัญญาเช่าซื้อ ทำการจัดเก็บโดยแทรกเข้ากับเอกสารที่มีอยู่ก่อนให้เรียงกัน จำนวน 400 ชุด


ปัญหา

1. เอกสารมีจำนวนมาก เนื่องจาก จดหมายตกค้างจากน้ำท่วมจึงไม่สามารถจัดส่งมาได้
2. เอกสารมีจำนวนมากทำให้เกิดตาลายและเรียงสลับกันบ้าง
3. มีจดหมายและเอกสารของแนกอื่นปะปนมาด้วย
4. เลขที่สัญญาของเอกสารบางส่วนไม่ตรง จึงต้องเข้าไปค้นหาในระบบ ทำให้เกิดการเสียเวลา

การแก้ไขปัญหา

1. ทำการตรวจสอบเอกสารระหว่างการจัดเก็บอีกครั้ง
2. พักในการเรียง และเริ่มเรียงเอกสารใหม่
3. นำจดหมายที่ปะปนมาส่งคืนให้กลับเจ้าหน้าที่เดินเอกสาร ส่งตามแผนก